27. Oktober 2016
Birgit Peters und Christiane Staab
Von: Birgit Peters und Christiane Staab

Business Process Engineering and Management

Der Posteingang quillt über. WhatsApp summt, Messenger piept, Twitter klingelt. Die Zeitbombe tickt. Denn nicht nur die Menge der elektronischen Kommunikation stresst den modernen Menschen, auch ihre ständige Präsenz. Für viele ein Ding der Unmöglichkeit, sich den Reizen zu entziehen. Dabei sind es genau diese ständigen Ablenkungen, die uns unproduktiv machen. Denn um in einen Arbeitsfluss zu kommen, braucht es Ruhe und einen optimalen Mentalzustand.

Häufige Unterbrechungen überfordern unser Gehirn, unsere Konzentrationsfähigkeit und somit auch unsere Leistungsfähigkeit. Oft folgt das Gefühl der Arbeit ständig hinterher zu hecheln und sein Pensum nicht zu schaffen. Das kostet Energie und mindert Lebensqualität.

Wenn wir selbst nicht in der Lage sind, unsere Schotten wenigstens temporär dicht zu machen, bietet die moderne Technik eine Lösung.

Mittels einer Software auf dem Smartphone kann die Erreichbarkeit in­di­vi­du­ell programmiert und gesteuert werden.

Anrufe aus dem Büro werden zwischen 9 und 17 Uhr durchgestellt, von 18-22 Uhr dürfen Freunde und Bekannte anrufen, ab 22 Uhr ist Sendepause.

Bestimmte Programme (wie zum Beispiel Scrivener) bieten dem User Einstellungen, die es ermöglichen, Anwendungen außerhalb des aktuellen Dokuments auszublenden, um fokussiert arbeiten zu können.

Auch in der Face-to-Face Kommunikation ist es ratsam, Mobile Devices beiseite zu legen.

Wer während der Lehrveranstaltung Facebook checkt oder bei der Projektbesprechung in drei WhatsApp-Chats steckt signalisiert mangelndes Interesse am Gegenüber. Wer jedoch wertschätzend und fokussiert mit seiner und der Zeit der anderen umgeht, profitiert auf zwei Ebenen: beruflich und auch zwischenmenschlich.

 

Tipps für effektives Arbeiten

Vier Tipps, wie man trotz E-Mail, Handy und Co produktiver arbeiten und zufrieden in den Feierabend gehen kann.

 

1) Mailprogramm aus

Werden wir in einer Arbeitsphase unterbrochen, setzt das unser Gehirn unter Stress. Wir sind schneller erschöpft und deshalb weniger produktiv. Deshalb macht es Sinn, gerade in Phasen, in denen konzentriertes Arbeiten essentiell ist, entsprechende Nachrichten am Handy oder Computer abzustellen. Außerdem empfiehlt es sich E-Mails nur in größeren Zeitabständen zu lesen oder gar die Abholfrequenz vom Server auf einen längeren Zeitraum einzustellen. Denn in einen richtigen „Arbeitsflow“ kommen wir nur, wenn wir Ruhe haben und Raum und Zeit um uns vergessen können.

 

2) Abwechslung fürs Gehirn

Ob ich nun vor dem Rechner im Büro sitze oder gemütlich auf dem Sofa am Tablet E-Mails checke  – für unser Gehirn macht das keinen Unterschied. Ratsam ist deshalb, die Belastungen im Büro zu wechseln: mindestens alle zwei bis drei Stunden aufstehen, etwas trinken, aus dem Fenster schauen. In der Mittagspause spazieren gehen – Hauptsache weg vom Bildschirm.

 

3) Abschalten: selbst und auch das Smartphone!

Unser Gehirn braucht auch nach Arbeitsschluss Kommunikationspausen, sonst ist der Akku irgendwann leer. Aber ob Wartezeit an der Ampel oder die letzten Minuten vor dem Einschlafen: wir füllen solche Pausen oft mit dem Griff zum Smartphone – und schon sind wir mental eingespannt. Abhilfe schafft, das Schlafzimmer zur smartphonefreien Zone zu erklären und wieder auf den klassischen Wecker umzusteigen. Und wer sich an der Bushaltestelle genauer umsieht, erspart sich vielleicht sogar das Tinder-Profil. 

 

4) Bitte nicht stören

Wenn es laufend an der Türe klopft, mit dem Umfeld eine Stunde der absolut ungestörten Arbeit vereinbaren. Oft hilft auch ein Schild am Schreibtisch – „Bitte Ruhe, bin im Flow!“